Politique de confidentialité de la Sauvegarde du Nord

III. Les traitements de données personnelles liés à Lis avec moi

La Sauvegarde du Nord est amenée à traiter vos données à caractère personnel lorsque :

L’Association est amenée à traiter vos données personnelles lorsque :

1. 1. Vous nous contactez pour vous informer sur nos actions ou nos formations, demander un devis ou construire un projet de lecture ;
   2. Vous commandez l’une de nos publications ;
   3. Vous êtes destinataires de nos communications, ou vous vous inscrivez à l’une de nos conférences et rencontres ;
   4. Vous vous inscrivez à l’une de nos formations ;
   5. Vous soutenez Lis avec moi par un don ou dans le cadre d’un mécénat ;
   6. Vous êtes photographié(e) ou filmé(e) lors de nos lectures, rencontres ou événements ;
   7. Vous interagissez avec nos pages sur les réseaux sociaux.
      
      

1. 1. Demandes d’information, devis et projets de lecture

Finalités du traitement :

• – Répondre à vos demandes d’information et vous adresser nos propositions et devis ;
• – Construire, organiser et suivre les projets de lecture menés avec les structures partenaires (conventions, planification des interventions, bilans) ;
• – Gérer, le cas échéant, les réservations d’actions effectuées par les établissements scolaires dans le cadre du volet collectif du pass Culture.

Base légale du traitement : Le traitement de vos données repose sur l’intérêt légitime de l’Association à répondre aux demandes qui lui sont adressées et à entretenir ses relations avec ses partenaires, ainsi que sur l’exécution des mesures précontractuelles et des conventions conclues avec les structures partenaires.

Données traitées : Les informations traitées sont vos nom, prénom, structure et fonction, vos coordonnées professionnelles, l’objet et le contenu de votre demande et, pour les projets de lecture, les informations relatives à la structure, aux lieux, dates et modalités des interventions ainsi qu’à vos interlocuteurs. Pour les réservations effectuées dans le cadre du pass Culture, nous recevons de la plateforme dédiée les informations nécessaires à l’organisation de l’action (établissement, enseignant référent et coordonnées professionnelles).

Durée de conservation des données : Les demandes restées sans suite sont conservées pendant la durée nécessaire à leur traitement. Les données relatives aux partenaires sont conservées pendant la durée de notre relation, puis pendant 3 ans à compter de notre dernier contact. Les devis, conventions et factures sont conservés pendant les durées imposées par la réglementation, soit jusqu’à 10 ans.

Destinataires des données : Seules les personnes habilitées de l’équipe de Lis avec moi et des services administratifs et financiers de l’Association ont accès à vos données. Elles peuvent être communiquées, dans la limite de ce qui est nécessaire, aux partenaires associés à l’organisation des actions, à l’opérateur du pass Culture pour les réservations effectuées par ce biais, ainsi qu’aux financeurs de nos actions dans le cadre des bilans d’activité qui leur sont dus. Par ailleurs, vos données sont susceptibles d’être communiquées à nos prestataires techniques, agissant en qualité de sous-traitants, pour les seules nécessités de l’hébergement et de la maintenance de nos solutions numériques.

1. 2. Commande de publications

Finalités du traitement :

• – Traiter et expédier vos commandes ;
• – Établir les factures et en assurer le recouvrement ;
• – Satisfaire aux obligations comptables et fiscales.

Base légale du traitement : Le traitement de vos données repose sur l’exécution du contrat de vente auquel vous êtes partie et sur le respect des obligations légales comptables et fiscales de l’Association.

Données traitées : Les informations recueillies via nos formulaires de commande sont notamment vos civilité, nom, prénom, structure et fonction, vos numéros de téléphone et adresses électroniques, vos coordonnées postales, vos adresses d’expédition et de facturation, le nombre d’exemplaires commandés, le mode de paiement choisi et vos éventuelles remarques. Les informations signalées comme obligatoires sur le formulaire sont nécessaires au traitement de votre commande.

Durée de conservation des données : Ces données sont conservées pendant 3 ans à compter de votre dernière commande. Les factures sont conservées pendant 10 ans, conformément aux obligations légales.

Destinataires des données : Seules les personnes habilitées de l’équipe de Lis avec moi et des services administratifs et financiers de l’Association ont accès à vos données. Elles peuvent être communiquées aux prestataires chargés de l’acheminement de vos commandes et au commissaire aux comptes. Par ailleurs, vos données sont susceptibles d’être communiquées à nos prestataires techniques, agissant en qualité de sous-traitants, pour les seules nécessités de l’hébergement et de la maintenance de nos solutions numériques.

1. 3. Communications, invitations et rencontres

Finalités du traitement :

• – Vous adresser nos lettres d’information, actualités et campagnes de communication ;
• – Vous adresser par courriel nos invitations aux comités de lecture, conférences et autres rencontres, ainsi que nos informations sur nos actions et nos formations ;
• – Constituer des listes de destinataires par thématique ou par public ;
• – Gérer les inscriptions à nos conférences et rencontres, lorsqu’une inscription préalable est demandée ;
• – Favoriser le travail en réseau avec les professionnels et les partenaires de la lecture ;
• – Mesurer l’ouverture de nos courriels et la consultation des liens qu’ils contiennent, au moyen de pixels de suivi (images invisibles intégrées aux messages), afin d’améliorer le contenu et la pertinence de nos envois et de cesser d’écrire aux personnes qui ne les consultent plus ;
• – Gérer les désabonnements.

Base légale du traitement : L’envoi de nos communications repose sur l’intérêt légitime de l’Association à tenir informées de ses actions les personnes ayant manifesté un intérêt pour ses activités, notamment en prenant contact avec elle, en la soutenant ou en participant à l’un de ses événements, ou, le cas échéant, sur votre consentement, recueilli lors de votre inscription. La gestion des inscriptions à nos conférences et rencontres repose sur l’exécution de votre inscription.

Données traitées : Les informations recueillies via le formulaire « Recevoir nos informations » sont vos civilité, nom, prénom, structure et fonction, commune, code postal, pays et adresse postale, vos numéros de téléphone et adresses électroniques, ainsi que votre choix de réception des informations à dimension régionale ou nationale. Sont également traités l’origine de votre contact, votre éventuel désabonnement, ainsi que les informations relatives à l’ouverture de nos courriels et aux liens consultés (date et heure d’ouverture, informations techniques relatives à votre connexion). Pour les inscriptions à nos conférences et rencontres, sont également traitées la rencontre concernée et votre présence.

Durée de conservation des données : Ces données sont conservées jusqu’à votre désinscription, à votre opposition ou au retrait de votre consentement. En l’absence de toute interaction de votre part pendant trois ans, nous pouvons vous demander de confirmer votre souhait de continuer à recevoir nos envois ; à défaut, vos données sont supprimées. Les informations relatives à l’ouverture de nos courriels sont conservées pour une durée limitée ; au-delà, seules des statistiques agrégées, ne permettant pas de vous identifier, sont conservées. Les listes d’inscription aux conférences et rencontres sont conservées au plus un an après celles-ci.

Destinataires des données : Seules les personnes habilitées de l’équipe de Lis avec moi ont accès à vos données. Elles peuvent être communiquées aux structures partenaires qui accueillent nos rencontres, dans la limite de ce qui est nécessaire à leur organisation, et traitées, le cas échéant, par notre prestataire d’envoi de courriels, agissant en qualité de sous-traitant.

Chaque envoi comporte un lien vous permettant de vous désinscrire à tout moment. Vous pouvez également vous opposer à la mesure de l’ouverture de nos courriels en contactant le délégué à la protection des données à l’adresse cil@lasauvegardedunord.fr.

1. 4. Formations

Finalités du traitement :

• – Gérer les inscriptions aux stages individuels et organiser les formations proposées au sein des structures et des centres de formation ;
• – Établir les devis, conventions et convocations ;
• – Assurer le suivi des présences et délivrer les attestations ;
• – Évaluer la satisfaction des participants et les acquis de la formation ;
• – Facturer les formations et satisfaire aux obligations légales applicables à la formation professionnelle.

Base légale du traitement : Le traitement de vos données repose sur l’exécution du contrat ou de la convention de formation et sur son intérêt légitime à évaluer et améliorer ses formations.

Données traitées : Les informations traitées sont vos civilité, nom, prénom et coordonnées, votre structure et votre fonction, votre employeur et le financeur de la formation, la session suivie, vos émargements, évaluations et attestations, ainsi que, si vous choisissez de nous les communiquer, vos besoins d’adaptation liés à une situation de handicap.

Durée de conservation des données : Ces données sont conservées pendant la durée de la formation, puis pendant la durée nécessaire au respect de nos obligations légales et au contrôle de nos actions par les financeurs et, le cas échéant, par les organismes certificateurs. Les informations relatives aux besoins d’adaptation sont supprimées à l’issue de la formation. Les pièces comptables sont conservées pendant 10 ans.

Destinataires des données : Seules les personnes habilitées de l’équipe de Lis avec moi, les formateurs, y compris les intervenants extérieurs, et les personnes habilitées des services administratifs et financiers de l’Association ont accès à vos données. Les conventions, attestations et feuilles d’émargement peuvent être communiquées à votre employeur et au financeur de la formation, ainsi que, le cas échéant, aux organismes de contrôle ou de certification. Par ailleurs, vos données sont susceptibles d’être communiquées à nos prestataires techniques, agissant en qualité de sous-traitants, pour les seules nécessités de l’hébergement et de la maintenance de nos solutions numériques.

1. 5. Dons et mécénat

Finalités du traitement :

• – Enregistrer et encaisser vos dons ;
• – Établir et vous adresser vos reçus fiscaux ;
• – Vous remercier et vous informer de l’utilisation de votre soutien ;
• – Établir et suivre les conventions de mécénat et les contreparties associées.

Base légale du traitement : Le traitement de vos données repose sur l’exécution de votre don, sur le respect des obligations légales comptables et fiscales de l’Association, notamment pour l’émission des reçus fiscaux, et sur son intérêt légitime à entretenir la relation avec ses donateurs. Les sollicitations adressées par courrier électronique reposent sur l’intérêt légitime de l’Association si vous êtes donateur. Le suivi des conventions de mécénat repose sur leur exécution.

Données traitées : Les informations traitées sont vos civilité, nom, prénom ou raison sociale, vos coordonnées, le montant, la date et le mode de versement de vos dons, ainsi que le projet soutenu. Pour les entreprises mécènes, sont également traitées les coordonnées professionnelles de leurs interlocuteurs et les éléments de la convention. Lorsque vous donnez en ligne, les données de votre carte bancaire sont traitées exclusivement par HelloAsso et ses partenaires de paiement ; elles ne sont pas accessibles à l’Association.

Durée de conservation des données : Vos données sont conservées pendant la durée de votre relation avec l’Association, puis pendant 3 ans à compter de votre dernier don ou de votre dernier contact. Les pièces comptables et les doubles des reçus fiscaux sont conservés pendant les durées imposées par la réglementation comptable et fiscale, soit jusqu’à 10 ans. Les informations permettant de prendre en compte votre opposition à être sollicité(e) sont conservées pendant au moins 3 ans.

Destinataires des données : Seules les personnes habilitées de l’équipe de Lis avec moi et des services de l’Association chargés du mécénat et de la gestion administrative et financière ont accès à vos données. Pour les dons effectués en ligne, le Fonds de dotation La Sauvegarde du Nord, bénéficiaire du don, est destinataire des informations nécessaires à l’émission du reçu fiscal, et HelloAsso traite vos données pour la collecte. Vos données peuvent enfin être communiquées au commissaire aux comptes et, sur demande, à l’administration fiscale.

1. 6. Prises de vue lors de nos lectures, rencontres et événements

Finalités du traitement :

• – Réaliser des photographies et des vidéos lors de nos lectures, comités de lecture, conférences et événements ;
• – Diffuser ces contenus sur nos supports de communication (site internet, réseaux sociaux, publications, plaquettes) ;
• – Recueillir, conserver et suivre les autorisations de captation et de diffusion.

Base légale du traitement : Le traitement de votre image repose sur votre consentement, recueilli au moyen d’une autorisation préalable précisant les supports, le périmètre et la durée de diffusion. Pour les mineurs, l’autorisation est donnée par les titulaires de l’autorité parentale.

Données traitées : Les informations traitées sont votre image et, le cas échéant, votre voix, vos nom et prénom lorsqu’ils accompagnent la diffusion, ainsi que les informations relatives à votre autorisation (supports et périmètre autorisés, durée, date de recueil, éventuel retrait).

Durée de conservation des données : Les images sont utilisées pendant la durée prévue par votre autorisation. Les autorisations sont conservées pendant toute la durée d’utilisation des images, puis le temps nécessaire à la preuve de leur recueil.

Destinataires des données : Seules les personnes habilitées de l’équipe de Lis avec moi et du service communication de l’Association ont accès à ces données, ainsi que nos prestataires agissant en qualité de sous-traitants. Les contenus diffusés sont accessibles au public.

1. 7. Réseaux sociaux

Finalités du traitement :

• – Publier nos actualités sur nos pages ;
• – Répondre aux commentaires et aux messages qui nous sont adressés ;
• – Modérer les contenus contraires aux règles de publication ;
• – Suivre les statistiques d’audience de nos publications.

Base légale du traitement : Le traitement de vos données repose sur l’intérêt légitime de l’Association à faire connaître ses actions et à animer ses pages.

Données traitées : Les informations traitées sont vos nom ou pseudonyme et photographie de profil tels qu’ils apparaissent publiquement, le contenu de vos commentaires, messages et réactions, ainsi que les statistiques d’audience fournies par les plateformes sous une forme agrégée.

Durée de conservation des données : Les publications, commentaires et messages restent accessibles sur les plateformes, selon leurs propres règles, jusqu’à leur suppression.

Destinataires des données : Seules les personnes habilitées de l’équipe de Lis avec moi ont accès à vos données. Les données sont également traitées par les plateformes concernées.